RÔLE ET MISSION

Nous recherchons un(e) Agent(e) aux achats, à la facturation et au suivi administratif. Cette personne joue un rôle central dans la gestion opérationnelle du service : achats d’équipements TI, suivi des commandes, gestion des licences, facturation des projets et des services mensuels, et validations internes.

RESPONSABILITÉS

Achats et gestion des équipements (50 %)

• Recevoir les demandes d’achats provenant des billets ou du service technique.
• Gestion du renouvellement des diverses licences annuelles
• Produire les bons de commande (PO), faire les envois aux distributeurs et assurer la mise à jour du statut dans le système.
• Suivre les commandes : confirmations, retards, réception partielle, etc.
• Vérifier et consigner les réceptions d’équipement dans l’inventaire.
• Maintenir l’exactitude des stocks.
• Coordonner les retours et garanties.

Facturation et gestion administrative (40 %)

• Préparer et émettre la facturation des projets : matériel, main-d’œuvre, services professionnels.
• Gérer la facturation récurrente.
• Vérifier les écarts entre achats, projets et devis pour assurer la facturation complète.
• Soutenir l’équipe des finances pour le suivi des paiements.
• Produire les rapports périodiques liés aux achats et à la facturation.

Coordination & suivi interne (10 %)

• Communiquer avec les techniciens concernant les réceptions, installations, numéros de série, assignations.
• Soutenir les chargés de projet dans la préparation des dossiers d’implantation.
• S’assurer que les licences actives correspondent réellement aux services vendus et déployés.
• Optimiser les processus internes (PO, réception, renouvellements, facturation récurrente).

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Rigueur administrative, autonomie et grand sens de l’organisation.
• Maîtrise de la suite Microsoft 365, facilité à apprendre de nouveau logiciel.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique où les priorités évoluent rapidement.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances.

PROFIL IDÉAL

• Aime les TI mais n’a pas besoin d’être technicien(ne).
• Très structuré(e), orienté(e) processus et exactitude.
• À l’aise avec les chiffres et les suivis administratifs.
• Bonne communication et professionnalisme.